– Privacy Verklaring Fortem –
(Laatste update: 26-07-2022)
Voorwoord
Sinds vrijdag 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR). Zoals u van ons gewend bent, gaan wij zo zorgvuldig mogelijk met uw persoonsgegevens om. Onze toewijding aan de bescherming van uw gegevens en van uw privacy is een fundamenteel onderdeel van alles wat we doen. Met het correct naleven van de AVG worden risico’s verder beperkt maar dit is zeker geen garantie dat uw privacy 100% veilig en gewaarborgd is. Na verloop van tijd zien we dat zelfs de sterk beveiligde omgevingen van bijvoorbeeld banken, bedrijven en overheden regelmatig een succesvolle prooi zijn van hackers. Wees u hiervan altijd bewust als u informatie deelt en/of klikt op een link.
TIP! Kies voor iedere website een uniek wachtwoord, ook als u zich bij Fortem online registreert.
Inleiding
Fortem is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze onderstaande privacyverklaring. Binnen deze privacyverklaring geven wij o.a. aan welke persoonlijke informatie wij van u als klant en/of gebruiker registeren, en hoe wij hiermee omgaan. Ook komt aan bod hoe u deze kunt inzien en hoe u deze kunt wijzigen en/of verwijderen. Deze privacyverklaring is van toepassing op de website van Fortem.NU
Functionaris gegevensbescherming & contactgegevens Fortem.NU
Jeroen Otten is namens Fortem de Functionaris Gegevensbescherming. Hij is te bereiken via Jeroen@Fortem.NU of via het algemene emailadres: info@Fortem.NU of op 06-48353698.
Vestigingsadres
Fortem.NU
Abersland 1025
6605 MA Wijchen
KvK: 70937648
IBAN: NL90RABO0330087592
BTW-nummer: 162287902B02
SKJ-registratie: 100021382
AGBcode: 41410165
KlachtenPortaal Zorg (ID: 9250)
Website: www.Fortem.NU
Email: info@Fortem.NU
Telefoon 1: 06-48353698 (Jeroen Otten)
Telefoon 2: 06-27411168 (Sanne Abbing)
ProtonMail
De beveiligde maildienst van het Zwitserse bedrijf ProtonMail is in augustus 2013 gelanceerd.
Met Fortem gebruiken we deze beveiligde maildienst ook voor het versturen van rapportages, evaluaties, contracten, overeenkomsten & facturen. Ons speciale mailadres hiervoor is: FortemNL@ProtonMail.com
WordPress
Bij Fortem gebruiken we een WordPress systeem voor onze website. Elke website verzamelt persoonsgegevens en Fortem is daar geen uitzondering in. De eerste WordPress privacy update 4.9.6 is inmiddels gelanceerd. Ook op de WordPress website van Fortem.NU is er een standaardtekst voor een privacyverklaring, persoonlijke data export, en het anonimiseren van reacties aanwezig. Dit dankzij de WP GDPR Compliance v1.3.8 die actief draait en aanwezig is als plugin op onze website.
Deze plugin ondersteunt website- en webshop-eigenaren om te voldoen aan de Europese privacywetgeving, bekend als GDPR. WP GDPR Compliance ondersteunt op dit moment Contact Form 7, Gravity Forms, WooCommerce, WordPress-reacties. Dat helpt ons om (deels)te voldoen aan de AVG richtlijnen maar hiermee zijn we er nog niet. De website van Fortem.NU wordt automatisch geupdate met de laatste versie van WordPress.
eHerkenning / Zlogin
Met Fortem zijn we sinds juli 2022 aangesloten bij Z login met een eHerkenningsmiddel op betrouwbaarheidsniveau 3 en zijn we met onze registratie klaar voor de toekomst. Hiermee kunnen we veilig inloggen bij meer dan 500 organisaties zoals bijvoorbeeld screeningsautoriteit Justis zodat we voor onze medewerkers & vrijwilligers een V.O.G. (Verklaring Omtrent Gedrag) kunnen aanvragen.
Disqus
Disqus is een gratis webservice. Het is een discussieforum waarbij je zelf de touwtjes in handen houdt. Het heeft handige extra’s zoals e-mailnotificatie en de integratie van social media platforms en is eenvoudig te installeren op een WordPress, Joomla, Drupal of zelfgebouwde website.
Ook op Fortem.NU draait dit systeem en hiermee kunnen mensen reageren op artikels en reageren op elkaars reactie’s. Je interactie wordt opgeslagen in jouw persoonlijke Disqus profiel en staat dus niet vermeld op Fortem.NU
Onze actieve domeinnamen
www.Fortem.NU (Actief)
www.StichtingMaria.nl (Forward)
Passieve & actieve domeinnamen
Fortem beschikt ook over enkele passieve domeinnamen. Deze verwijzen in de regel door naar een pagina binnen de actieve domeinnaam van Fortem en vallen wat betreft de privacy verklaring onder deze actieve domeinnaam. Ook kan het voorkomen dat er in de toekomst een domein (URL) bijkomt die enkel en alleen als ‘forward’(doorverwijzing) dient naar Fortem.NU
Kanalen van derden (socialmedia)
Fortem maakt ook gebruik van kanalen van derden. In de regel vallen deze onder de privacyverklaring van het betreffende domein / derden. Deze privacy verklaring is bij kanalen van derden van toepassing op die onderdelen waar Fortem zelf actief informatie verzamelt en/of verwerkt.
Twitter.com/FortemNL
Facebook.com/FortemNL
Instagram.com/FortemNL
YouTube.com/FortemNL (Binnenkort onze eerste video!)
LinkedIN/JeroenOtten/Fortem
Persoonsgegevens die wij verwerken
Fortem verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken, bijvoorbeeld vanuit onze contact pagina. Hier staat onderaan het mailformulier nu een hokje dat u dient aan te vinken. Met het aanvinken ga je akkoord met de opslag en verwerking van jouw gegevens.
- Voor- en achternaam.
- Uw emailadres
- IP-adres
- Woonadres
- Telefoonnummer(s)
- Overige persoonsgegevens die u zelf verstrekt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het profiel op deze website als u zichzelf registreert als gebruiker. Ook in de correspondentie per brief en/of mail en telefonisch.
Waarvoor gebruiken wij deze persoonsgegevens?
Voor het (online) verzenden van contracten/overeenkomsten, facturen, rapportages en evaluaties. Mits u hiervoor natuurlijk toestemming heeft gegeven.
- U te informeren over wijzigingen van onze diensten & producten.
- U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken en eventueel zelf content te beheren en te creëren op onze website Fortem.NU
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die Fortem verwerkt
Het is binnen de (socialmedia) kanalen van Fortem NIET toegestaan om cliënten/participanten/dagbesteders en hiervan informatie en/of gevoelige persoonsgegevens uit te wisselen. De kanalen van Fortem zijn primair bedoeld voor het uitwisselen van openbare en/of besloten informatie.
Op de website van Fortem zelf valt enkel en alleen achtergrondinformatie, nieuws & actualiteiten te lezen over jeugd(zorg) en andere sociale vraagstukken en/of nieuwsberichten. Rapporteer overtredingen a.u.b. direct via info@Fortem.NU of bel direct met Jeroen Otten via 06-48353698.
Onze website en/of dienst heeft heel duidelijk NIET de intentie om gegevens te verzamelen over onze websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van hun ouders en/of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker van onze website ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan direct contact met ons op via info@Fortem.NU, dan verwijderen wij deze informatie direct.
Geautomatiseerde besluitvorming
Fortem neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor de direct betrokken personen. Het gaat hierbij dan om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Fortem) tussen zit.
Hoe lang bewaren we deze persoonsgegevens?
Fortem zal uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk bewaren om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
Uw naam, e-mail adres en logingegevens …
Zolang u geregistreerd bent met een account bij Fortem.NU bewaren wij gegevens zoals uw naam, e-mail adres, naam, het IP adres waarmee u bent aangemeld, etc.
Uw reacties en bijdragen …
Online reacties op bijvoorbeeld een nieuwsbericht of blog worden voor onbepaalde tijd geplaatst en eventueel geanonimiseerd indien u dit verzoekt. Dit verloopt via het (blog)systeem van WordPress. Als u een account bij ons heeft kunt u deze zelf personaliseren en ook weer verwijderen.
Rapportages & evaluaties …
Bij Fortem worden er dagelijks rapportages en evaluaties geschreven over de mensen die wij (ambulant) begeleiden. Deze worden of via een gesloten systeem zoals bijvoorbeeld ZilliZ verstuurt of de rapportages en evaluaties worden uitgeprint en aan de betreffende trajectcoaches/groepsleiding of klant overgedragen. Ook zijn deze gegevens via de beveiligde mail van Proton te ontvangen zoals hierboven beschreven. Hiermee voldoen we aan de gestelde kwaliteitseisen & regelgeving.
Automatische gegevens …
Voor de statistieken worden diverse gegevens geregistreerd zoals het aantal klikken op een nieuwsbericht, etc. Dit is mede gedaan om technische & beveiligingsproblemen te signaleren. Deze gegevens worden gemiddeld 3 maanden bewaard. Eventueel langer indien de wetgeving dit voorschrijft. Statistieken van de website worden bijgehouden door Google Analytics.
Google Analytics
Om een duidelijk en helder beeld te krijgen van de manier waarop bezoekers de website van Fortem gebruiken, maken wij (sinds de lancering van de website in februari 2018) gebruik van het data-analyseprogramma: Google Analytics.
Hiervoor worden Google Analytics-cookies geplaatst. Om er goed voor te zorgen dat wij jouw persoonlijke privacy optimaal kunnen waarborgen, is een overeenkomst gesloten met Google. Ook anonimiseren wij de verzamelde data, door het laatste octet van jouw IP-adres onzichtbaar te maken. De gebruiksgeschiedenis is op deze manier niet meer te herleiden naar jou als individu. De instelling ‘Gegevens delen met Google’ is tevens uitgeschakeld. Hierdoor heeft Google geen toestemming meer om jouw gegevens te benutten voor eigen verwerkingsdoeleinden.
Delen van persoonsgegevens met derden
Fortem verstrekt uitsluitend aan derden en enkel en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om juridisch te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die Fortem.NU gebruikt
Bij Fortem.NU gebruiken we enkel en alleen technische & functionele cookies. En tevens zogeheten analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestandje dat bij het eerste bezoek aan de website van Fortem.NU wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw online gebruiksgemak. Deze cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee de website van Fortem.NU optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Tevens kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser natuurlijk zelf ook verwijderen.
Gegevens inzien, aanpassen en/of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of zelfs helemaal te verwijderen. Daarnaast heeft u ook het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of juist bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Fortem. Ook heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij Fortem een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@Fortem.NU o.v.v. Privacy AVG. We zullen dan uiterlijk binnen 2 weken alle beschikbare informatie met u delen.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u persoonlijk is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs of paspoort met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart en onleesbaar met een pen of stift. Dit is ter bescherming van uw eigen privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen 2 weken, op uw verzoek.
Fortem wil u er ook nog even op attenderen dat u altijd de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dat kan via deze link.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Fortem neemt de bescherming van uw gegevens uiterst serieus en neemt dan ook passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De server waarop de website van Fortem gehost wordt is in handen van MijnDomein.nl en HIER lees je hun bijdrage over de privacywet.
Meldplicht datalek
De meldplicht datalekken houdt in dat wij als organisaties direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zodra wij een ernstig datalek en/of hack hebben geconstateerd. Soms moeten we het datalek ook direct melden aan de direct betrokkenen, dus de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt. Dit zal Fortem dan ook ten alle tijden netjes doen, zowel per mail als telefonisch.
Meldplicht datalekken onder de AVG
De meldplicht datalekken geldt in Nederland al sinds 2016. Onder de nieuwe Europese privacywet die sinds 25 mei 2018 geldt, de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), blijft de meldplicht datalekken bestaan. De AVG stelt wel strengere eisen aan de registratie van de datalekken in een organisatie. Organisaties moeten alle datalekken documenteren. Met deze documentatie moet de AP vervolgens kunnen controleren of zij aan de meldplicht datalekken hebben voldaan.
Datalek melden
Organisaties die een datalek willen melden bij de AP, kunnen dat doen via het meldloket datalekken. In het privacystatement formulier meldplicht datalekken staat hoe de AP omgaat met de persoonsgegevens van degene die een datalek meldt. Als u de indruk heeft dat uw (persoons)gegevens van Fortem niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik en/of hackers neem dan contact op met info@Fortem.NU of bel met Jeroen Otten via 06-48353698.
